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Document Word dans une feuille de calcul Excel - une telle astuce est-elle possible?

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Il existe des situations où du texte ou des tableaux tapés dans Microsoft Word doivent être convertis en Excel. Malheureusement, Word ne fournit pas d'outils intégrés pour de telles transformations. Mais, dans le même temps, il existe plusieurs façons de convertir des fichiers dans cette direction. Voyons comment faire cela.

Méthode 1: copier les données

Si vous copiez simplement des données d'un document Word vers Excel, le contenu du nouveau document n'aura pas l'air très présentable. Chaque paragraphe sera placé dans une cellule séparée. Par conséquent, une fois le texte copié, vous devez travailler sur la structure même de son placement dans la feuille de calcul Excel. Un problème distinct est la copie de tables.

  1. Sélectionnez le texte souhaité ou le texte entier dans Microsoft Word. Nous faisons un clic droit, ce qui ouvre le menu contextuel. Sélectionner un article "Copier". Au lieu d'utiliser le menu contextuel, après avoir sélectionné le texte, vous pouvez cliquer sur le bouton "Copier"qui est placé dans l'onglet "Maison" dans la boîte à outils "Presse-papier". Une autre option consiste à sélectionner une combinaison de touches du clavier après la sélection du texte. Ctrl + C.

Ouvrez le programme Microsoft Excel. Nous cliquons approximativement à cet endroit sur une feuille où nous allons insérer le texte. Cliquez avec le bouton droit sur le menu contextuel. Dans celui-ci, dans le bloc "Paramètres d'insertion", sélectionnez la valeur "Conserver le formatage original".

Aussi, au lieu de ces actions, vous pouvez cliquer sur le bouton Coller, qui est situé sur le bord très gauche de la bande. Une autre option consiste à appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + V.

Comme vous pouvez le constater, le texte est inséré mais, comme mentionné ci-dessus, son apparence est impénétrable.

Pour qu'il prenne la forme dont nous avons besoin, nous développons les cellules à la largeur requise. Si nécessaire, formatez-le également.

Méthode 2: copie de données avancée

Il existe un autre moyen de convertir les données de Word en Excel. Bien sûr, c'est beaucoup plus compliqué que la version précédente, mais dans le même temps, un tel transfert est souvent plus correct.

    Ouvrez le fichier dans Word. Être dans l'onglet "Maison"cliquez sur l'icône "Montrer tous les signes", qui est placé sur la bande dans la boîte à outils des paragraphes. Au lieu de ces actions, vous pouvez simplement appuyer sur une combinaison de touches Ctrl + *.

Aller à l'onglet Fichier.

Sélectionner un article Enregistrer sous.

La fenêtre de sauvegarde du fichier s'ouvre. En paramètre Type de fichier sélectionner une valeur "Texte brut". Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Dans la fenêtre de conversion de fichier qui s'ouvre, vous ne devez apporter aucune modification. Il suffit d'appuyer sur le bouton Ok.

Ouvrez le programme Excel dans l'onglet Fichier. Sélectionner un article "Ouvert".

À la fenêtre "Ouvrir un document" dans le paramètre open files, définissez la valeur "Tous les fichiers". Sélectionnez le fichier précédemment enregistré dans Word sous forme de texte brut. Cliquez sur le bouton "Ouvert".

L'assistant d'importation de texte s'ouvre. Spécifiez le format de données "Délimité". Cliquez sur le bouton "Suivant".

En paramètre "Le caractère séparateur est" indiquer la valeur Virgule. Décochez tous les autres éléments si disponibles. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Dans la dernière fenêtre, sélectionnez le format de données. Si vous avez du texte brut, il est recommandé de choisir un format "Général" (défini par défaut) ou "Texte". Cliquez sur le bouton Fait.

  • Comme vous pouvez le constater, chaque paragraphe est maintenant inséré non pas dans une cellule distincte, comme dans la méthode précédente, mais sur une ligne distincte. Maintenant, vous devez développer ces lignes pour que les mots individuels ne soient pas perdus. Après cela, vous pouvez formater les cellules à votre discrétion.
  • À propos du même schéma, vous pouvez copier le tableau de Word vers Excel. Les nuances de cette procédure sont décrites dans une leçon séparée.

    Méthode 3: utiliser des applications de conversion

    Un autre moyen de convertir des documents Word en Excel consiste à utiliser des applications spécialisées pour convertir les données. L'un des plus pratiques d'entre eux est le programme Abex Excel to Word Converter.

      Ouvrez l'utilitaire. Cliquez sur le bouton "Ajouter des fichiers".

    Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le fichier à convertir. Cliquez sur le bouton "Ouvert".

  • En bloc "Sélectionner le format de sortie" choisissez l'un des trois formats Excel:
    • xls
    • xlsx
    • xlsm.

    Dans le bloc de paramètres "Paramètre de sortie" choisissez l'endroit où le fichier sera converti.

  • Lorsque tous les paramètres sont indiqués, cliquez sur le bouton "Convertir".
  • Après cela, la procédure de conversion a lieu. Vous pouvez maintenant ouvrir le fichier dans Excel et continuer à l'utiliser.

    Méthode 4: convertir à l'aide des services en ligne

    Si vous ne souhaitez pas installer de logiciel supplémentaire sur votre PC, vous pouvez utiliser des services en ligne spécialisés pour convertir les fichiers. L'un des convertisseurs en ligne les plus pratiques dans le sens de Word - Excel est la ressource Convertio.

    1. Nous allons sur le site Web de Convertio et sélectionnons les fichiers à convertir. Cela peut être fait des manières suivantes:
      • Sélectionner depuis un ordinateur,
      • Faites glisser depuis une fenêtre ouverte de l'explorateur Windows
      • Télécharger depuis Dropbox,
      • Télécharger depuis Google Drive,
      • Télécharger depuis le lien.

    Une fois le fichier source téléchargé sur le site, sélectionnez le format de sauvegarde. Pour ce faire, cliquez sur la liste déroulante située à gauche de l'inscription. “Préparé”. Aller au point "Document", puis sélectionnez le format xls ou xlsx.

    Cliquez sur le bouton Convertir.

  • Une fois la conversion terminée, cliquez sur le bouton. Télécharger.
  • Après cela, le document au format Excel sera téléchargé sur votre ordinateur.

    Comme vous pouvez le constater, il existe plusieurs façons de convertir des fichiers Word en Excel. Lorsque vous utilisez des programmes spécialisés ou des convertisseurs en ligne, la transformation s'effectue en quelques clics. Dans le même temps, la copie manuelle, même si cela prend plus de temps, vous permet toutefois de formater le fichier aussi précisément que possible en fonction de vos besoins.

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    Supprimer les paragraphes supplémentaires

    Cela doit être fait pour que la table ne contienne pas de cellules ni de lignes vides. Ne vous inquiétez pas, vos données ne seront pas mélangées. Avez-vous un gros document? Ne supprimez pas chaque paragraphe séparément - automatisez le processus:

    • Appuyez sur Ctrl + H. La fenêtre Rechercher et remplacer apparaît.

    • Dans la zone de recherche, entrez les caractères «^ p ^ p» (sans les guillemets). Ils signifient doubles paragraphes dans une ligne. Si la liste est alignée, écrivez «^ p» à la place.
    • Dans la colonne "Remplacer", mettez un signe de séparation. Ce peut être un "/". Est-ce déjà dans votre document? Puis choisissez un autre.
    • Cliquez sur le bouton “Remplacer tout”. Le texte est combiné? Cela devrait être ainsi. Notez que maintenant partout, au lieu de paragraphes, vous avez spécifié un caractère.

    Retour de liste

    Votre liste ressemble-t-elle à une ligne continue? Ne vous inquiétez pas, à ce stade, il devrait en être ainsi. Mais maintenant nous allons lui rendre un regard plus précis. Nous travaillons dans la même fenêtre:

    • Dans la section "Rechercher", entrez le signe de séparation que vous avez sélectionné auparavant,
    • Dans le champ "Remplacer", écrivez "^ p",
    • Appuyez sur le dernier bouton.

    Maintenant, la ligne continue est divisée en catégories dont nous avons besoin, dans lesquelles les éléments de la liste sont séparés par des virgules.

    Épargne

    Le formatage est terminé, il reste maintenant le dernier et le plus important moment. Vous devez enregistrer le document correctement afin que Excel soit plus facile à lire et à convertir. Pour faire ceci:

    • Dans le menu principal, allez dans Fichier - Enregistrer sous,
    • Une boîte de dialogue est-elle apparue? Recherchez la ligne "Type de fichier" en bas, cliquez sur la flèche et recherchez "Texte brut" dans la liste proposée.

    Enregistrer

    Aller à Excel

    Allez dans Excel et ouvrez le document que vous venez de sauvegarder comme suit:

    • Nous suivons le chemin Fichier - Ouvrir,
    • Dans le menu "Tous les fichiers", spécifiez le texte,

    • Dans la fenêtre «Assistant texte», cliquez sur «Suivant»,
    • Parmi les délimiteurs, sélectionnez une virgule et passez à autre chose,
    • Définissez un format pour chaque catégorie de votre liste et cliquez sur Terminer.

    C'est tout, le texte devrait figurer dans le tableau. Tout est simple -)

    Comment convertir une table?

    Nous venons d’envisager de convertir une liste au format Excel. Et si nous avons besoin de transférer la table? C'est encore plus facile à faire.

    • Dans le coin supérieur gauche du tableau, un signe plus apparaît lorsque vous la survolez avec le curseur. Cliquez dessus pour sélectionner tous les éléments.

    • Copiez les données.
    • Collez-les dans un document Excel.

    Édition

    La table résultante n'est pas tout à fait soignée? Par exemple, les données, qui doivent figurer dans différentes colonnes, se trouvent dans une. Excel peut les séparer indépendamment. Pour faire ceci:

    • Sélectionnez la zone souhaitée,
    • Ouvrez l'onglet «Données», puis la section «Texte par colonnes» et cliquez sur «Suivant»,
    • Dans les "caractères de délimitation", sélectionnez une virgule, un espace ou une autre option.
    • "Fait."

    À ce sujet, je ferme le sujet de la traduction d’un document Word en Excel, j’ai trop écrit :-). Êtes-vous trop paresseux pour effectuer les étapes ci-dessus? Traduire les données en ligne.

    Par exemple, un bon convertisseur en ligne: https://convertio.co/ru/doc-xls/

    Je ne le décrirai pas, je pense que vous allez le comprendre, peut-être que je vais écrire un article à ce sujet. En règle générale, l'algorithme des actions est le suivant: vous devez sélectionner le format du fichier source et du fichier futur, copier les données, cliquer sur le bouton de conversion et télécharger le document obtenu.

    Revenez pour de nouvelles publications si vous souhaitez comprendre le sujet Excel de manière plus professionnelle.

    Importation de données

    Tout d’abord, assurez-vous que toutes les données ont le même formatage (même police, signes de ponctuation correctement, etc.). Cela garantira le placement le plus correct des données importées. Activez l'affichage de tous les caractères de formatage dans l'onglet «Paragraphe» en cliquant sur l'icône correspondante. Dans une liste formatée, vous trouverez une marque de paragraphe à la fin de chaque ligne ou à la fin d'une ligne et une autre dans une ligne vide entre les éléments. Vous utiliserez ces caractères pour insérer des caractères qui seront ensuite déplacés vers les cellules appropriées. Si la liste utilise un paragraphe dans une ligne vide entre les éléments, vous devez le supprimer, sinon l'importation risque d'échouer. Pour ce faire, maintenez simultanément les touches Ctrl + H enfoncées. Dans la fenêtre qui apparaît, dans le champ "Rechercher", définissez un caractère spécial, par exemple ".

    ". Vous pouvez trouver le symbole de paragraphe à remplacer dans le menu "plus >>" en sélectionnant l'élément "spécial" et dans celui-ci - "Marque de paragraphe". Si vous voyez que le texte comporte un paragraphe à la fin et entre les éléments, sélectionnez “Marque de paragraphe” deux fois. Après avoir terminé toutes les actions, cliquez sur le bouton “Remplacer tout”. Des éléments de la liste traitée seront combinés entre eux.

    Définir le formatage correct

    Après avoir configuré l'affichage des éléments sur des lignes séquentielles, vous devez spécifier les données spécifiques à afficher dans les champs Excel. Si votre liste contient, par exemple, le nom ou l'adresse réelle dans la première ligne, vous devez remplacer les caractères de paragraphe restants (^ p) par une virgule (,). Après cela, ils seront remplacés par des virgules, mettant ainsi en forme des lignes spécifiques dans des champs distincts.

    Comme vous l'avez remarqué, votre liste ressemble maintenant à une ligne continue, composée de caractères et de lettres, divisés en fragments par des virgules. Vous devez retourner la vue liste à ces données. Encore une fois, ouvrez l’onglet “Rechercher et remplacer”, entrez le symbole précédemment sélectionné (nous avons “

    ”) Et dans le champ“ Remplacer par ”, sélectionnez la marque de paragraphe. Cliquez sur le bouton “Remplacer tout”.

    Le formatage est terminé et vous devez enregistrer le document sous forme de fichier texte. C'est dans ce format qu'Excel examinera et placera correctement les données entre les champs. Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez l'onglet «Fichier», puis «Enregistrer sous». Dans le menu déroulant "Type de fichier", sélectionnez "Texte brut". Nommez votre document et enregistrez-le sur n'importe quel lecteur. Dans certains cas, la fenêtre «Conversion de fichier» peut s'afficher. Il n'y a rien à changer, terminez l'action en cliquant sur «OK».

    Allez dans Excel et dans l'onglet "Fichier", sélectionnez "Ouvrir". En règle générale, l'option «Tous les fichiers Excel» est définie dans le menu déroulant. Vous devez modifier ce paramètre et sélectionner «Fichiers texte». Puis marquez votre document. Dans la fenêtre apparue «Assistant texte», vous devez aller à la page suivante en cliquant sur «Suivant», trouver «Séparateurs de champs» et spécifier une virgule à cet endroit. Cliquez à nouveau sur le bouton Suivant, puis sur OK. Si vous avez tout fait correctement, des catégories distinctes de vos données seront dans des champs différents. En outre, à volonté, vous pouvez ajuster les bordures, les polices et les remplissages dans le tableau.

    Convertir une table créée dans Word

    Vous pouvez également convertir des données à l'aide de Word, puis les transférer vers Excel. Sélectionnez tout le texte que vous souhaitez convertir et, dans l'onglet "Insérer", sélectionnez "Tableau". Dans les versions plus modernes de Word, il existe des modèles intégrés, par exemple, sous la forme d'un calendrier, d'une matrice ou d'un tableau double. En outre, vous pouvez dessiner ou coller un tableau au format Excel dans votre document vous-même. L'option la plus simple consiste à sélectionner le nombre de colonnes et de lignes que vous verrez immédiatement en ouvrant le menu "Tableau". Sélectionnez la table en utilisant Ctrl + C, copiez-la. Après cela, ouvrez Excel et marquez le champ où sera située la cellule supérieure gauche de la table. Insérez à l'aide des touches Ctrl + V ou sélectionnez la commande "Coller" dans le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris.

    Si les données importées comprennent plusieurs critères identiques en même temps (nom de la ville, de la région, du code postal), ils peuvent alors être regroupés dans une cellule. Cependant, Excel vous permet de le configurer correctement. Sélectionnez d'abord la colonne à formater. Recherchez l'onglet «Données» et, dans celui-ci, «Texte par colonnes». Cliquez sur le bouton "Suivant" et dans le menu suivant, sélectionnez la virgule et l'espace en tant que caractère séparateur. Une fois que vous avez accepté de modifier les paramètres, une fenêtre contenant approximativement le contenu suivant apparaît: «Il existe déjà des données, souhaitez-vous les remplacer? Nous répondons OK et observons comment le critère d'une colonne se déplace vers la suivante.

    Les deux programmes facilitent la création de tables et, le cas échéant, le transfert d'informations d'un fichier à un autre sans perte de données. Vous savez maintenant comment convertir un document Word en Excel.

    Regarde la vidéo: Comment insérer un lien hypertexte vers un fichier word, excel ; Une astuce simple et rapide (Août 2020).

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